ポジションは新人。冬の総務は大忙し！初めて知った“年末調整”の世界
こんにちは！
中部空調サービスの経営企画部・総務で働いている新人です。
春に入社してから、請求書作成・電話対応・ブログ作成・荷受けなど、少しずつできる仕事が増えてきました。
総務の仕事は幅広い、と噂には聞いていましたが……冬に突入すると、またひとつ“会社の裏側の大きな仕事”が始まります。
そう、その名も 「年末調整」。
入社してしばらくたち、冬が近づいてきた頃。
経営企画部では、「そろそろ年末調整の準備が始まるね」と話しているのを耳にしました。
そのときの自分は、
「え、ねんまつ…ちょうせい…？」
というレベルで、まったく意味がわかっていませんでした。
実は 入社前は“年末調整”という言葉すら聞いたことがなかった のです。
調べれば調べるほど、どうやら会社にとって重要な手続きらしい…。
「なんだか難しそう」という印象だけが先に立ち、不安もありました。
でも実際に総務として関わってみると、
“社員全員が安心して年末を迎えるための大切な仕事” であり、
会社を支える業務の一つであることが少しずつわかってきました。
今回は、新人の自分が初めて触れた“年末調整の世界”を、
これから社会に出る高校生・大学生の皆さんにもわかりやすく紹介していきます！
年末調整って何？新人の自分が最初に戸惑ったこと
年末調整とは一言でいうと、
「1年間に払いすぎた所得税や、逆に足りなかった所得税を調整して正しい金額にする手続き」 のことです。
…と説明されても、最初の自分は正直、ピンときていませんでした。
会社で働くと、毎月の給与から“あらかじめ”税金が引かれています。
これは国が決めた一定のルールに基づいて計算されているのですが、
あくまでも “仮の金額” にすぎません。
実際の納税額はその人の
・家族構成
・扶養している家族の有無
・生命保険料や医療保険料
・住宅ローン控除
など、暮らしの状況によって大きく変わります。
つまり──
本当に払うべき税金は、一人ひとり違う！
でも毎月の給与で控除される税金は、あくまで平均的な想定額。
そのため、
「本当はもっと引かれているべきだった人」もいれば、
「実は引かれすぎていた人」も出てきます。
そこで会社が年末に、
「今年1年間で支払うべき税金は本来いくらだったのか？」
という計算をし直し、
多く払いすぎていた人には返金し（還付）、足りなかった人には追加で調整する──
これが「年末調整」です。
● 初めて仕組みを知ったときの驚き
学生時代にアルバイト経験もなく、給与明細を見る機会もほとんどなかった自分は、
“働くと税金が発生する”ということすら実感がありませんでした。
ましてや、
・扶養の状況
・生命保険料の控除
・住宅ローンの有無
など、個人ごとに必要な書類が違い、
それを一人ひとり確認して整えていく手続きがあるなんて、全く知りませんでした。
社会人になって初めて、
「働くって、こういう仕組みの上で成り立っているんだ」
と気づかされた瞬間でした。
社員の皆さんの書類を丁寧に整え、
会計士の方が問題なく処理できるように準備する──
その役割を総務が担っていると知ったとき、
“会社の裏側を支える仕事” ってこういうことなんだと思いました。
総務はどんな仕事をしているの？裏側をのぞいてみた
年末調整の時期になると、総務のデスクの上には社員の書類がずらり。
普段の業務をしながら、並行して年末調整の対応を進めていきます。
1.書類の回収とチェックが最初の大仕事
社員の皆さんにご記入いただいた
・扶養控除申告書
・保険料控除の証明書
・住宅ローン控除の書類
などを、まずは総務で受け取り、一人ずつ内容を確認していきます。
未記入の箇所があったり、添付すべき証明書が不足していたりすることもあるため、
その都度、対象の社員へ連絡をして確認します。
最初のうちは、
「どの部分が不足なのか」
と戸惑う場面も多かったのですが、ひとつ一つ丁寧に教えていただきながら進めていきました。
総務にとって、この“書類の不備を早めに見つける力”がとても重要なのだと実感しました。
2.書類の仕分けと整理。正確性が命！
書類はただ集めるだけではなく、
提出者ごとに分類し、会計士の方が処理しやすいように整えます。
・控除証明書をまとめる
・不足書類の有無を再確認する
・提出順に並べる
こうした細かな作業が、後工程のスムーズさを大きく左右します。
3.会社で計算はしません。会計士の方へ郵送します
一般的には、会社が給与システムへ入力して税額を計算するところもありますが、
当社の場合は 最終的な年末調整の計算は会計士の方に依頼 しています。
そのため、総務の役割は
「正確な書類をそろえて、期限までに会計士へ渡すこと」
が最も重要になります。
必要書類がすべてそろったら、
・提出漏れがないか最終チェック
・会計士が確認しやすいように並べ替え
・郵送準備（封入・送付状の作成など）
を行います。
期日が決まっているため、
郵送のタイミングが遅れると全体のスケジュールに影響が出てしまいます。
新人の自分でも、その緊張感はしっかり伝わってきました。
4.年末調整は“段取り力”と“コミュニケーション力”の仕事
実際に携わってみてわかったのは、
年末調整は「数字の仕事」より、むしろ
人とやり取りをし、期限を守り、正確に整える仕事
だということ。
一枚の書類を回収するために社員へ声をかけたり、
不備の説明をしたり、
「あと何名提出していないか」を社内で共有したり、
総務としての動きが会社全体に影響します。
年末調整に関わってみてわかったこと
年末調整は、入社するまで存在すら知らなかった手続きでしたが、
実際に総務として関わってみると、想像以上に
「会社を支える大事な仕事」
だということがよくわかりました。
ここでは、自分が実際に体験して感じた“総務としての学び”を紹介します。
① 正確さが求められる仕事だということ
年末調整では、書類の記入漏れや添付書類の不足を見逃さないことがとても重要です。
・控除証明書が入っていない
・記入欄が空白のまま
・必要事項が違う場所に書かれている
こうした“ほんの少しの違和感”に気づけるかどうかで、後の作業の負担が大きく変わります。
新人の自分は最初、どこを見ればいいのか戸惑いましたが、
教えていただくことで、少しずつ「気をつけるポイント」が見えてきました。
② コミュニケーション力が鍛えられる仕事
今回の年末調整では、自分は主に書類の整理や仕分けを担当していたため、
社員の皆さんへ直接声をかけたり、不備の連絡をしたりする場面は、
ほとんど上司が担当していました。
しかし、その様子を近くで見ているだけでも、
「コミュニケーションって、総務の大切なスキルなんだ」
ということがよく伝わってきました。
上司は、
・書類の不足を丁寧に説明したり
・提出期限をやわらかく伝えたり
・どう書けば良いか迷う方へ分かりやすく解説したり
と、一人ひとりに合わせた言葉やトーンで対応していました。
単に「書類が足りません」と伝えるだけではなく、
相手が受け取りやすいように言い方を工夫している姿を見て、
「総務は、こういう細やかなコミュニケーションが大事なんだな」と
新人ながら強く感じました。
③ 段取り力の大切さを実感した
年末調整の期限は決まっています。
遅れが許されないので、
“どのタイミングで何を終わらせておくべきか”
という段取りを立てる力がとても重要です。
・提出締め切り
・書類不足のフォロー
・会計士への送付日
・返却期限
など、逆算して動くことの大切さを肌で感じました。
「ただ作業をこなす」ではなく、
“仕事をスムーズに回すための工夫” が必要なんだと学べる良い機会でした。
④ 総務は会社全体を支えているという実感が得られる
年末調整は、従業員一人ひとりの税金に関わる大切な手続きです。
だからこそ、総務がしっかりと準備し、正確に書類を整えることが欠かせません。
会計士の方へ書類を渡す瞬間、
「やっとここまで来た…！」という達成感がありますし、
社員の皆さんが安心して年末を迎えられると思うと、
新人ながら“会社の役に立てている”という実感が湧きました。
⑤ 新人でも成長につながる場面が多い仕事
年末調整は、数字を扱う“堅い仕事”のイメージがありましたが、
実際は
・確認力
・整理整頓
・丁寧なコミュニケーション
・期限を守るための段取り
など、社会人としての基本能力がぎゅっと詰まった業務でした。
新人でも関われる部分が多く、
「総務として成長できた」と感じられる大事な経験になりました。
まとめ：年末調整は“会社の裏側を支える”総務の大切な仕事
入社して初めて年末調整に関わった今年。
最初は「聞いたことがないし、なんだか難しそう…」という不安ばかりでしたが、実際に取り組んでみると、総務として学べることが本当にたくさんありました。
書類の確認や整理、社員への連絡、期限管理など、どれも地味に見えるかもしれません。
でもそのひとつひとつが、
「社員が安心して年末を迎えるための大切な工程」
だということを身をもって知りました。
そして、会計士の方に書類を郵送し終えた瞬間、
「やっとここまで整えられた！」という達成感と、
“会社全体を支える仕事に関わっている”という実感が湧き上がりました。
年末調整は、総務にとって冬の一大イベント。
細かい作業も多いですが、
・確認力
・段取り力
・丁寧なコミュニケーション
など、社会人として大切な力が自然と身につく仕事だと感じています。
これから社会に出る高校生・大学生のみなさんには、
「会社にはこうした見えない仕事がたくさんある」
ということをぜひ知っていただきたいです。
そして、そんな裏側を支える総務の仕事は、思った以上にやりがいと成長が詰まっています。
来年は今年よりもっとスムーズに、もっと正確に。
新人の自分もまた一歩ずつ成長しながら、総務として会社を支えていきたいと思います。
次回のブログもお楽しみに！